Rancangan Implementasi ERP pada Toko Prima Baru

STMIK Kaputama, Eko Aprianda, NPM: 13441098

Stabat, 7 November 2016

 Download File .doc jurnal ini disini

1.     PENDAHULUAN

Prima Baru adalah salah satu toko sparepart dan servis sepeda motor yang beralamat di Jl. Perniagaan – Stabat. Toko ini menyediakan berbagai kebutuhan barang spareparts sepeda motor. toko ini mendapatkan barang yang akan dijual dari supplier. Sistem pembelian, penjualan, dan inventory barang di toko Prima Baru dilakukan tanpa menggunakan komputer. Pemilik Prima Baru menyatakan bahwa dalam hal pengadaan barang, mini market ini belum mampu mengendalikan jumlah barang yang dibutuhkan, sehingga stok barang yang ada di gudang terjadi penumpukan ataupun kekurangan. Bukti transaksi pembayaran di Prima Baru hanya berupa bon bukti transaksi dimana bukti transaksi tersebut sehingga tidak efektif dalam perhitungan kerugian pada akhir tahun. Hal ini mengakibatkan proses keuangan tidak dapat terkontrol dengan baik. Permasalahan yang dihadapi oleh Prima Baru dapat diatasi dengan menerapkan ERP pada toko Prima Baru tersebut.

ERP adalah serangkaian aplikasi bisnis atau modul, yang menghubungkan berbagai unit bisnis dalam sebuah organisasi seperti keuangan, akuntansi, produksi, dan sumberdaya manusia menjadi sebuah sistem tunggal yang terintegrasi secara kuat dengan platform umum untuk arus informasi di seluruh perusahaan. Oleh karena itu dilakukan penelitian yang berjudul penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada sistem pembelian, penjualan dan inventory barang di toko Prima Baru.

2. TINJAUAN PUSTAKA

Sistem ERP adalah serangkaian aplikasi bisnis atau modul, yang menghubungkan berbagai unit bisnis dalam sebuah organisasi seperti keuangan, akuntansi, produksi, dan sumberdaya manusia menjadi sebuah sistem tunggal yang terintegrasi secara kuat dengan platform umum untuk arus informasi di seluruh perusahaan. Kata Enterprise dalam ERP merupakan inti sebenarnya dari istilah ERP, yaitu untuk menyatukan seluruh departemen dan fungsi yang ada pada sebuah perusahaan ke dalam sebuah sistem komputer terpadu yang mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari departemen dan mereduksi pekerjaan-pekerjaan manual yang ada. Ada banyak jenis aplikasi ERP. Beberapa diantaranya merupakan aplikasi yang gratis. Pengguna bisa menggunakan software tersebut tanpa harus mengeluarkan biaya untuk membeli aplikasi.

Beberapa contoh aplikasi ERP yang gratis adalah :

1. Openbravo

Sistem Openbravo memiliki beberapa keunggulan. Openbravo fleksibel dan dapat dikostumisasi sesuai kebutuhan. Openbravo juga dapat membantu peningkatan produktivitas karyawan karena kemudahan penggunaan, merampingkan proses, sehingga proses berjalan lebih cepat dan lebih efektif. Openbravo merupakan aplikasi.

2. FrontAccounting

FrontAccounting adalah aplikasi akuntansi dan ERP untuk Usaha Kecil dan Menengah. Aplikasi ini multi bahasa dan multi mata uang. FrontAccounting dilengkapi dengan modul standar seperti: Penjualan, Pembelian, Produk dan Persediaan, Manufaktur, Dimensi, Perbankan dan General Ledger dan Setup. Hal ini memungkinkan untuk mengkonfigurasi beberapa titik penjualan.

3. Compiere

Compiere adalah solusi bisnis ERP dan CRM yang bersifat open source untuk perusahaan menengah dan kecil (SME) dalam bidang distribusi, ritel, pelayanan dan manufacturing. Fitur fungsional Compiere meliputi pengelolaan proses bisnis dibidang finansial, distribusi, penualan, jasa, manufaktur dan perkebunan. Solusi Compiere dapat diaplikasikan pada perusahaan tingkat kecil, menengah dan besar.

3. Konsep Rancangan Sistem

1. Use Case Diagram

Proses identifikasi terhadap proses bisnis pembelian, penjualan dan inventory memberikan gambaran layanan sistem yang dibutuhkan dari proses implementasi ERP. Use Case diagram digunakan untuk menggambarkan layanan yang disediakan oleh sistem kepada pengguna sistem (user). Use case pada sistem informasi yang diterapkan dapat dilihat pada Gambar dibawah. Aktor yang terlibat pada aplikasi ini sebanyak 3 aktor yaitu pemilik toko, Inventory, dan kasir. Setiap actor memiliki hak akses dan fungsional yang berbeda terhadap sistem. Use case dibawah ini menggambarkan kegiatan yang dapat dilakukan aktor terhadap sistem yang diterapkan. Gambar dibawah. Use case diagram sistem ERP yang diterapkan

2. Identifikasi Data Barang Prima Baru

Toko Prima Baru memiliki banyak barang yang dibeli dari pemasok atau distributor. Sehingga dibutuhkan identifikasi data barang yang dibeli oleh Toko Prima Baru. Rincian data barang dapat dilihat dari kode, nama, harga dan nama pemasok/distributor tempat membeli barang dagang tersebut. Tabel dibawah merupakan contoh dari data barang dagang yang dibeli oleh Toko Prima Baru.

No	Kode Barang	Nama Barang	Harga			Pemasok
			Kotak	Lusin	Pacs
1	Zozv1324	Seal Shock GN5		75000		CV. BAKTI
2	Xcwa4527	Kol start GN5			98000	PT. BIOLI LESTARI
3	Arzf5643	Kampas Rem GN5	11000			CV. DELTA KARYA ABADI
4	Azfc7745	Klakson	35000			PT. DIANBATARA PERKASA

3. Analisis Pemilihan ERP

Berdasarkan analisis yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

a.       FrontAccounting merupakan perangkat lunak ERP yang paling tepat digunakan, selain memiliki fitur yang lengkap, ERP ini juga mendukung proses bisnis penjualan, inventori dan pembelian barang untuk tempat tersebut.

b.      Perangkat lunak OSS ERP frontaccounting memiliki fitur lengkap dan mendekati best practice, baik untuk penjualan dan distribusi maupun untuk pengadaan barang.

c.       Proses bisnis ERP FrontAccounting dapat digunakan pada Prima Baru, karena proses bisnis yang ada di Prima Baru hampir mendekati dengan ERP FrontAccounting.

4. Implementasi Sistem

Implementasi ERP di Prima Baru membutuhkan infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak. Toko Prima Baru membutuhkan infrastruktur berupa satu perangkat komputer sebagai perangkat keras yang digunakan dalam penerapan. Komputer ini diletakan dalam satu ruangan sebagai tempat pengelolaan data. Berikut ini adalah spesifikasi komputer yang digunakan untuk implementasi ERP di Prima Baru:

• Processor : Intel core i7

• RAM : 4 GB

• Hardisk : 5 TB

• Modem/LAN : Hostpot Smartphone

Sedangkan untuk spesifikasi perangkat lunak di komputer yang digunakan adalah sebagai berikut:

• Sistem operasi : Windows 8.1 Pro 64 bit

• Database : MySQL

• Web browser : Mozilla Firefox

• Web Server : XAMPP

• Aplikasi : FrontAccounting

XAMPP adalah software web server apache yang di dalamnya tertanam server MySQL yang didukung dengan bahasa pemograman PHP untuk membuat website yang dinamis (Yoga, 2014). XAMPP digunakan untuk menjalankan server MySQL yang digunakan sebagai tempat penyimpanan data.

Tahapan implementasi ERP di Prima Baruadalah sebagai berikut:

1. Instalasi aplikasi

Tahapan instalasi meliputi instalasi seluruh perangkat lunak pendukung aplikasi FrontAccounting. Dimulai dari instalasi XAMPP, konfigurasi database MySQL yang digunakan oleh FrontAccounting dan kemudian aplikasi FrontAccounting.

2. Konfigurasi Awal aplikasi FrontAccounting

Pengaturan awal digunakan untuk mengatur hal yang dibutuhkan untuk mini market dalam aplikasi FrontAccounting terlebih dahulu sebelum aplikasi ini digunakan. Ada beberapa pengaturan awal yang dilakukan yaitu pengaturan informasi mini market, pengaturan kalender fiskal mini market, pengaturan pajak, pengaturan bagan akun atau Chart Of Account (COA), pengaturan mata uang, dan pembuatan bank atau kas yang dibutuhkan ketika transaksi.

3. Konfigurasi Data Master

Pengaturan master data digunakan untuk memudahkan proses transaksi pembelian, penjualan dan inventory barang di toko Prima Baru. Pengaturan ini terdiri dari pengelolaan data master barang, dan pengelolaan data master pemasok.

5. Kesimpulan dan Saran

Sistem ERP telah berhasil dirancang untuk di implementasikan di Toko Prima Baru. Implementasi ini bertujuan untuk mengatasi permasalahan pembelian, pembelian dan inventory di Prima Baru. Proses implementasi dimulai dengan penerapan use case diagram rancangan sistem. Berdasarkan hasil analisa, aplikasi FrontAccounting merupakan aplikasi yang cocok digunakan untuk Toko Prima Baru. Pengujian terhadap sistem ERP yang  diimplementasikan belum dilakukan menngingat jurnal ini hanya tugas mata kuliah implementasi ebisnis. Maka perancangan ERP ini dirasa penulis mampu menyelesaikan permasalahan di Prima Baru.

Saran kepada peneliti selanjutnya agar jurnal ini dapat benar-benar diimplementasikan pada perusahaan terkait.

6. Pustaka

TEKNOSI, Vol. 01, No. 01, Oktober 2015 29

Andre Nofriandi: Penerapan Enterprise Resource Planning pada Sistem Pembelian, Penjualan dan Inventory Barang di Mini Market 7 Putra

 ISSN 2476 - 8812